Begin bij taak en risico
Breng functies, processen, kanalen en situaties in kaart waarin relevante overheidsinformatie kan ontstaan.
Kennisroute | Zakelijke berichten
Grip op WhatsApp- en chatberichten binnen uw organisatie
Uw organisatie hoeft niet ieder bericht blijvend te bewaren, maar moet wel kunnen uitleggen welke informatie relevant is en waarom iets wordt beheerd, geblokkeerd, vernietigd of overgedragen. Zakelijke berichten kunnen onder de Woo en de Archiefwet vallen. BronVast brengt risico, context, selectie, toegang, holds en bestemming samen in één controleerbare route.
Berichten
Stel context veilig
Een losse tekstregel zonder deelnemers, tijd, replies, bijlagen en procesverband kan haar betekenis verliezen.
Beslis bevoegd en aantoonbaar
Selectie, openbaarmaking, hold, vernietiging en overdracht blijven besluiten van de bevoegde organisatie.
Van bronpakket naar een aantoonbare bestemming
Informatiebelang
raakt het bericht de uitvoering van een publieke taak?
Risico
welke functies, processen en gebeurtenissen vragen extra grip?
Veiligstelling
welke rechtmatige export of capture-uitvoer is beschikbaar?
Context
deelnemers, tijd, bijlagen, zaak en proces
Beoordeling
selectiekader, toegang, privacy en eventuele hold
Bestemming
beheren, vernietigen of gecontroleerd overdragen
De vorm maakt informatie niet onbelangrijk
Zakelijke informatie kan in WhatsApp, sms, Signal, Teams of een andere berichtenomgeving ontstaan. De inhoud, context en relatie met het handelen van de organisatie zijn belangrijker dan de merknaam van de app.
- maak werkafspraken voor zakelijke en privétoestellen
- koppel functies en processen aan risico's
- leg verantwoordelijkheid en escalatie vast
- houd rekening met veranderende export- en capturemogelijkheden
Niet alles bewaren is óók goed informatiebeheer
Een verdedigbare aanpak combineert risicoanalyse met geldende selectiekaders. Werkproces, sleutelfunctie en hotspot kunnen naast elkaar relevant zijn; een actieve Woo-, onderzoeks- of geschilhold kan vernietiging tijdelijk blokkeren.
- documenteer de toegepaste selectieroute
- scheid voorstel, besluit en uitvoering
- voorkom vernietiging bij een actieve blokkade
- leg afwijkingen en uitzonderingen vast
Capture lost het archiefvraagstuk niet op
Na veiligstelling moeten herkomst, integriteit, samenhang, metadata, toegang en bestemming nog worden ingericht. BronVast Berichten begint daarom bij een rechtmatig verkregen bronpakket en maakt iedere afleiding en menselijke beslissing zichtbaar.
- bronbestanden ongewijzigd houden
- manifest en SHA-512 voor controleerbaarheid
- bronwaarden scheiden van afgeleide voorstellen
- ontvangend DMS-, RMA- of e-depotprofiel vooraf testen
Wat uw organisatie ontvangt
Wie doet wat en wanneer
Rollen, kanalen, uitzonderingen, veiligstelling en escalatie in één uitvoerbare route.
Van export naar begrijpelijke informatie
Bronregistratie, reconstructie, metadata, menselijke review en zichtbare onzekerheid.
Grip tot en met de bestemming
Holds, selectie, aantoonbare vernietiging en gecontroleerde overdracht.
Inhoudelijke ijkpunten
Deze bronnen laten zien waarop we inhoudelijke keuzes baseren. Welke eisen in de praktijk gelden, bepalen we samen vanuit uw situatie, verantwoordelijkheden en ontvangende omgeving.
Vragen over deze route
Moet een overheid alle WhatsApp-berichten bewaren?
Nee. De organisatie bepaalt op basis van informatiebelang, risico, toepasselijke selectiekaders en uitzonderingen welke informatie moet worden beheerd en hoe lang.
Is een screenshot voldoende?
Een screenshot kan in een specifieke situatie nuttig zijn, maar bevat niet vanzelf alle herkomst, samenhang, bijlagen, gebeurtenissen en technische metadata die nodig kunnen zijn.
Kan 2dA berichten rechtstreeks uit iedere app halen?
Nee. 2dA begint bij een rechtmatig verkregen export of afgesproken capture-uitvoer en profileert de concrete bronvariant voordat verwerking wordt toegezegd.
Volgende stap
Begin met bewijs, niet met aannames
Een eerste traject kan beperkt blijven tot één rechtmatig bronpakket, één werkproces en één ontvangend profiel.