De nieuwe Archiefwet is geen oproep om alleen sneller dozen of bestanden te verplaatsen. Zij vraagt om overheidsinformatie gedurende de hele levenscyclus duurzaam toegankelijk te houden: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig.
Artikel 5.4 stelt voor blijvend te bewaren documenten een termijn van tien jaar. Voor documenten van vóór de inwerkingtreding bepaalt artikel 12.3 dat zij niet eerder hoeven te worden overgebracht dan wanneer zij twintig jaar oud zijn.
Informatie moet later niet alleen bestaan, maar ook teruggevonden, geopend, begrepen en vertrouwd kunnen worden. Dat verbindt archiefbeheer direct met metadata, bestandsformaten, kwaliteitscontrole, context en beheer.
De Archiefwet ziet op overheidsinformatie in uiteenlopende vormen. Naast dossiers en registers gaat het ook om digitale documenten, databases, websites, e-mail, beeldmateriaal en chatberichten.
Een bruikbare overdracht begint bij ontstaan, ordening en dagelijks gebruik. Achterstanden in structuur of context worden later niet vanzelf kleiner; onder de kortere termijn wordt vroeg handelen juist belangrijker.
Na overbrenging zijn documenten in beginsel openbaar. Het verantwoordelijke overheidsorgaan kan de openbaarheid op wettelijke gronden beperken; zo’n besluit moet zorgvuldig worden voorbereid en gemotiveerd.
Geen organisatie start op hetzelfde punt. Deze routes ondersteunen elk een concreet deel van de voorbereiding.
Miljoenen scans zonder samenhang lossen geen informatievraag op. De waarde ontstaat wanneer materiaal, selectie, metadata, privacy, kwaliteit en digitale levering één controleerbare keten vormen.
Goed ingerichte brondata kan daarna ook hergebruik, analyse of lokale AI ondersteunen. Dat is een mogelijke vervolgstap, geen afzonderlijke verplichting uit de Archiefwet.
Welke informatie is blijvend te bewaren, waar bevindt zij zich, in welke vorm, met welke metadata en bij welke eigenaar? Begin bij risico, volume en gebruik in plaats van bij de scanner.
Een pilot maakt zichtbaar waar ordening, voorbereiding, privacy, bestandsformaten, OCR of kwaliteitscontrole de route bepalen. Zo ontstaat een uitvoerbaar model in plaats van een theoretisch plan.
Bepaal vóór productie welke controles, metadata, rapportages en opleverstructuur nodig zijn. Dan is achteraf aantoonbaar wat is ontvangen, verwerkt, gecontroleerd en geleverd.
Leg vast wie beslist over selectie, privacy, kwaliteit, acceptatie en beheer. Een heldere rolverdeling voorkomt dat technische oplevering wordt verward met bestuurlijke of juridische goedkeuring.
2dA kan ondersteunen bij inventarisatie, voorbereiding en uitvoering van vastgestelde selectie- en vernietigingsbesluiten, digitalisering, metadata, kwaliteitscontrole, anonimisering en digitale levering. We verbinden restauratoren, archivarissen, scanspecialisten, ICT en software rond één werkbare route.
We geven geen algemene garantie dat een organisatie daarmee automatisch aan alle wettelijke eisen voldoet. Beleid, formele besluiten, juridische afwegingen en de wettelijke verantwoordelijkheid blijven bij het verantwoordelijke overheidsorgaan.
Deze algemene uitleg is informatief en vervangt geen juridisch advies over een specifieke situatie.
De nieuwe Archiefwet treedt volgens de Rijksoverheid op 1 januari 2027 in werking.
Nee. Artikel 5.4 gaat over documenten die ouder zijn dan tien jaar en volgens een selectiebesluit blijvend worden bewaard. Door het overgangsrecht in artikel 12.3 hoeven documenten van vóór de inwerkingtreding niet eerder te worden overgebracht dan wanneer zij twintig jaar oud zijn. Ook zijn vervroeging, opschorting en ontheffing onder voorwaarden mogelijk.
Nee. Een scan is pas bruikbaar wanneer informatie ook vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft. Daarvoor zijn onder meer structuur, metadata, kwaliteitscontrole, formaten en beheer nodig.
Nee. 2dA ondersteunt concrete uitvoeringsonderdelen, maar het verantwoordelijke overheidsorgaan blijft verantwoordelijk voor beleid, formele besluiten, juridische afwegingen en aantoonbare naleving binnen de eigen informatiehuishouding.
Een korte inventarisatie kan al laten zien waar de grootste uitvoeringsrisico’s en snelste verbeteringen liggen. We kijken graag mee zonder vooraf een standaardoplossing op te leggen.