Het aantal digitale aanvragen van archiefstukken groeit. De verwerking hiervan zorgt voor meer administratie bij de archiefdiensten. Gelukkig zorgt een unieke oplossing ervoor dat informatieprofessionals deze administratie naast zich neer kunnen leggen en zich weer kun­ nen richten op hun kerntaken.

Ooit werden de archieven vooral geraadpleegd door overheids- instanties, journalisten of door burgers die toevallig de weg naar het archief wisten te vinden. Tegenwoordig komen er steeds meer en steeds complexere vragen bij het archief terecht en weten meer mensen dat ze stukken digitaal kunnen opvragen.

Het feit dat de studiezalen en bibliotheken op dit moment min- der toegankelijk zijn en het digitaal opvragen van informatie wordt gestimuleerd, heeft ertoe geleid dat het aantal digitale aanvragen sterk in omvang is toegenomen. Ook is het aantal aanvragen met betrekking tot bouwaanvragen of -tekeningen gegroeid. Deze vraag zal in de toekomst alleen nog maar verder groeien, zodra meer mensen ontdekken dat ze archief- stukken digitaal kunnen opvragen bij een archiefdienst.

Archieven gaan zelf scannen en digitaliseren: kans of risico?

Om aan deze groeiende vraag naar digitale bestanden te voldoen worden archieven, zowel landelijk als regionaal, gedwongen een scanning on demand dienst in te richten. Als archief heb je dan meerdere keuzes:

Je richt zelf een scanstraat in, laat de stukken door een scanoperator scannen en levert de digitale bestanden uit.

Je besteedt het scanproces bij een externe partner uit en ontvangt de digitale bestanden retour. Die lever je vervol- gens uit.

Meer administratie

In beide gevallen zal de archiefdienst de digitale bestanden zelf nog moeten uitleveren aan de aanvrager. Daarnaast is er vaak de wens om de stukken zowel intern op te slaan als op een online platform te publiceren, zoals bijvoorbeeld archieven.nl, Azure.com of een e-depot. Dit is een extra administratieve taak die er voor de informatieprofessional bijkomt en niet tot zijn of haar kerntaken behoort. Omdat voor zowel het scannen als het verwerken bepaalde kennis is vereist, vergroot deze versnippe- ring van werkzaamheden ook de kans op fouten.

De robot als nieuwe collega voor de administratie

2dA en Repromat zagen deze ontwikkeling aankomen en heb- ben de handen ineengeslagen. Zij hebben een totaaloplossing in de markt gezet, waarbij de archivaris nog wel zelf het boek of het te scannen stuk uit het archief moet zoeken, maar waar- bij na het scanproces de aanvraag volledig geautomatiseerd wordt verwerkt door intelligente software, ook wel een robot, die gekoppeld is aan de scanners.

Nadat de archivaris en de scanoperator hun werk hebben gedaan, komt er dus geen andere collega meer aan te pas. De robot van 2dA is de nieuwe collega die al het resterende werk uit handen neemt. De archivaris moet natuurlijk wel weer het gescande item terug naar het archief brengen.

Geautomatiseerde verwerking en output

De intelligente software pakt de bestanden op vanuit de scanner van Repromat, exporteert deze bestanden naar de verschillende ontvangers en is compatibel met alle gebruikelijke systemen:

Voordelen robot:

• Het archiefstuk blijft ‘in huis’
• Eigen regie over de planning
• Verkorte wachttijd
• Archiefdienst kan zich richten op zijn kerntaak
• Veel minder administratieve handelingen
• Geautomatiseerde en klantgerichte uitlevering aan aanvrager
• Automatische uitlevering aan online platforms en de eigen server
• Enorme tijdwinst, kostenbesparing en foutmini­ malisatie
• Compatibel met alle gebruikelijke systemen

• De aanvrager ontvangt het digitale stuk als pdf via een zelf ontwikkeld transferplatform of een bestaand platform van de klant met een begeleidende mail en toelichting. Dit gaat volledig vanzelf; hier hoeft de archiefdienst niets aan te doen.
• Dezelfde scan gaat met de juiste benaming naar bijvoor- beeld archieven.nl, Azure.com,
• e-depot of een ander online platform, zodat het daarna voor ieder die het wil beschikbaar is.
• De laatste output betreft de interne opslag van het betref- fende archief.

In de laatste fase behoudt de intelligente software de bron- bestanden op de definitieve locaties en verwijdert het de afgeleide bestanden die aan de burger zijn geleverd, waardoor er geen vervuiling ontstaat en opslagcapaciteit behouden blijft.

De hiervoor genoemde exports vinden plaats volgens van tevoren afgesproken richtlijnen voor de bestanden, waaronder de juiste naamgeving. Na uitlevering is de route van de bestan- den altijd via het track-and-trace-systeem te raadplegen.

‘Voor het Noord-Hollands Archief is een hoog niveau van digitale dienstverlening essentieel om onze taak als publiekscentrum onder alle omstandigheden goed te kunnen vervullen. De website met de mogelijkheid tot het laten scannen van archiefstukken op verzoek vervult daarin een spilfunctie. Via de service ‘Scannen op verzoek’ leveren we de scans direct aan de aanvrager en stellen die op de website beschikbaar voor iedereen. Het aanvragen, leveren aan aanvrager en koppelen aan de inventaris op de web- site loopt via een zoveel mogelijk geautomatiseerd proces. We digitaliseren met slimme IT-toepassingen waar mogelijk. Voor het bekijken en onderzoeken van de originele stukken kan het publiek in onze studiezaal in de historische Janskerk in Haarlem terecht.’

Klaartje Pompe, Noord-Hollands Archief

Tijdwinst

Het uitbesteden van het scannen is ook een oplossing, maar haalt de snelheid uit het proces en vermindert het overzicht. Het voordeel van eenvoudig zelf scannen en de geautomati- seerde verwerking zorgt ervoor dat de klant zijn aanvraag snel in bezit heeft.

Het bedienen van de scanner is zeer eenvoudig en levert stan- daard een hoge kwaliteit. Doordat er geen tijd verloren gaat aan het hernoemen van bestanden, verpakken in verschillen- de batches en begeleid verdelen naar de verschillende ont- vangers en platforms, levert de inzet van de robot een enorme tijdwinst op. Ook bij uitbesteding aan een andere scanpartner is het voor de archiefdienst mogelijk de intelligente software in eigen beheer te koppelen, zodat de digitale bestanden van daaruit geautomatiseerd worden geëxporteerd.

‘Hoewel we bezoekers aan de Citadel graag blijven verwelkomen, willen we niet dat iemand voor het raadplegen van archieven nog afhankelijk is van een bezoek aan onze studiezaal. Het raadplegen moet digitaal kunnen: snel, betrouwbaar en naar tevredenheid. Zonder beperkingen te hoeven stellen aan de date- ring van een archiefstuk of het aantal aanvragen per dag, of het nou één charter is of twintig bouwtekeningen. Dat vereist héél veel scannen, soepel – zo veel mogelijk geautomatiseerd – ver- werken van al die scans én goed communiceren met aanvragers. Zonder de huidige oplossing zouden we dit niet klaarspelen. Onze studiezaal is hiermee écht digitaal.’

Mariët Bruggeman en Christian van der Ven, BHIC

De samenwerking stopt niet hier

Steeds meer partners, die zich alleen toerusten op het scan- proces, zien de toegevoegde waarde van deze software-RPA (Robotic Process Automation) in combinatie met de scanner en zoeken de samenwerking op. Op deze manier kunnen ze hun klanten een completere oplossing bieden.

Meer informatie?

Geïnteresseerd in deze oplossing, meer weten of geïnteres- seerd in een mogelijke samenwerking? Neem gerust contact met ons op via info@2da.nl of info@repromat.nl. Wij laten u graag zien hoe het werkt.

Over 2dA en Repromat

Beide bedrijven zijn al meer dan een decennia actief
in de markt. 2dA als ICT­ en ­scanbedrijf; Repromat als importeur van I2S, wereldmarktleider op het gebied van boekscansystemen. Als reactie op vragen uit de markt is het idee ontstaan om het scanproces te vereenvoudigen en te optimaliseren, met de samenwerking en inno­ vatieve oplossing als resultaat. Steeds meer archieven maken inmiddels gebruik van deze gecombineerde maatoplossingen.