Voor het scannen van bouwvergunningen geldt geen specifieke normering. Toch vraagt juist het digitaliseren van deze archieven om specialistische kennis, kunde en ervaring, alsook de juiste (scan)apparatuur om toekomstig klantgericht en efficiënt archiefgebruik te garanderen.

Dossiers met bouwvergunningen behoren tot de meest geraadpleegde archiefmaterialen door de burger, als ook tot de meest omvangrijke; Zo moet een dossier Bouwvergunning wettelijk gezien minimaal bestaan uit een bouwaanvraag, de verleende vergunning en gewaarmerkte bouwtekeningen. In de regel worden ook vaak foto’s, situatieschetsen, constructietekeningen en - berekeningen en bezwaarschriften toegevoegd. Ook bevatten veel bouwdossiers verslagen en adviezen van monumenten- en welstandcommissies. Dit alles maakt dat in archieven Bouwvergunningen de meest omvangrijke en complexe dossiers te vinden zijn.