Van archief naar bedrijfsgeheugen
In 2016 zeiden we: “Er ligt goud in de archieven.” In deze film laten we zien hoe die gedachte verder groeit, samen met onze klanten.
De video kon niet starten. Probeer het opnieuw of open de film via de link hieronder.
Een gedachte uit 2016
Voorbij de scan kijken
Met “Er ligt goud in de archieven” stonden we in 2016 in de krant. We vertelden over “een soort Google, dat razendsnel speurt in de berg data”. En zeiden: “Gooi je je archief weg, dan gooi je je toekomst weg.”
Daar zat een overtuiging achter: een archief is niet alleen iets om te bewaren. Het bevat kennis waarmee een organisatie verder kan. Waarom iets is besloten, wat eerder is onderzocht en welke afspraken zijn gemaakt.
De visie was er toen al. Inmiddels is de techniek volwassen geworden om daar veel meer mee te doen. Samen met onze klanten bouwen we verder op die basis.
De noodzakelijke basis
Eerst digitaal en bruikbaar
Om archiefkennis met AI te kunnen benutten, moet de informatie eerst digitaal beschikbaar en bruikbaar zijn. Bij papier begint dat met zorgvuldig digitaliseren. Daarna volgen tekstherkenning, context, samenhang en herkomst. Ook bestaande digitale bestanden vragen om die aandacht.
Een map vol scans is nog geen bedrijfsgeheugen. Daarom verbinden we digitalisering en archiefbewerking met metadata en de voorbereiding op verder gebruik.
Van boeken en documenten naar bruikbare brondataKennis binnen handbereik
Vragen stellen, bronnen terugvinden
Een eigen AI-bedrijfsgeheugen kan medewerkers helpen om vragen te stellen aan de informatie van hun organisatie. Met verwijzingen naar de oorspronkelijke documenten blijven antwoorden controleerbaar.
Dat kan lokaal, op eigen servers. Welke informatie iemand mag raadplegen, wordt bepaald door de ingerichte toegangsrechten. Goede brondata, actuele informatie en menselijke beoordeling blijven belangrijk.
Meer over lokale AI op eigen archiefdataSamen verder kijken
Een basis voor volgende stappen
De film kijkt ook vooruit naar AI-agents die werkzaamheden kunnen ondersteunen, zoals informatie verzamelen, offerteaanvragen voorbereiden en afspraken helpen bewaken.
Daarvoor hebben ze betrouwbare organisatiekennis en duidelijke bevoegdheden nodig. De informatie die we vandaag zorgvuldig toegankelijk maken, kan zo ook een basis worden voor toekomstige toepassingen.
De situaties in de film zijn illustratieve voorbeelden. De inrichting en mogelijkheden hangen af van de bronnen, rechten en werkprocessen van de organisatie.